LOC – 11/06/2018 – 2
Plan de la fiche
2.1 Respecter la séquence des documents saisis
2.2 Caractériser les cellules à saisir
2.3 Protéger la feuille sans protéger les cellules à saisir
2.4 Favoriser les pavés de saisie
5.2 Protéger/dé-protéger la feuille
5.3 Pratiquement, comment faire ?
5.4 Conséquences cachées des protections
Présentation
Cette fiche présente comment organiser des feuilles ou des zones de saisies. Ces conseils ou principes n’ont rien d’académique. Ils sont le fruit de mon expérience.
1. Position du problème
J’appelle saisie l’opération qui consiste à enregistrer dans une feuille de calcul des informations nouvelles qu’on appelle parfois données en ce sens qu’elles sont données au système pour être traitées.
Par sa structure, une feuille de calcul ne nécessite pas de distinguer, dans l’espace, les zones de saisies des zones de calcul ou de présentation des résultats.
À l’usage, pourtant, il est bien pratique de ne pas avoir à chercher où rentrer telle ou telle information. Dans ce but, je préconise de regrouper les zones à saisir sur une feuille spécifique ou dans des zones affectées à ce travail.
2. Quelques règles de base
2.1 Respecter la séquence des documents saisis
En clair, je vais organiser mes zones de saisie de telle sorte que je puisse saisir les informations dans l’ordre où je les lis. Si plusieurs sources sont utilisées, je matérialiserai chacune dans un pavé qui portera le nom de la source.
2.2 Caractériser les cellules à saisir
J’affecte une couleur de fond spécifique pour toutes les cellules à saisir. Par exemple, vert pastel.
2.3 Protéger la feuille sans protéger les cellules à saisir
Si par précaution, je protège la feuille, seules les cellules à fond vert ne seront pas protégées pour permettre leur saisie. En revanche, les autres cellules seront inaccessibles en saisie.
Dans une feuille protégée où seules les cellules à saisir sont accessibles, la saisie en est facilitée. Quand on valide la saisie d’une cellule avec [Tab], la prochaine cellule active qui se présente à la saisie est la prochaine disponible (à droite sur la ligne, puis sur les lignes au-dessous de gauche à droite), c’est-à-dire la suivante non protégée.
2.4 Favoriser les pavés de saisie
Les pavés de saisie, idéalement, présentent 3 colonnes :
- L’intitulé de l’information à saisir ;
- L’information saisie proprement dite ;
- Des précisions détaillées sur les contraintes de l’information à saisir : absence, valeur nulle, espace de définition, relations avec d’autres informations.
- J’ajoute volontiers une quatrième colonne, calculée, donnant le résultat d’un contrôle de cohérence : respect d’une fourchette de valeurs, information non nulle, compatibilité avec d’autres informations, etc.
En titre, sur les 3 ou 4 colonnes fusionnées, je pose l’intitulé de la source.
3. Les tableaux de saisie
J’appelle tableau de saisie, une feuille qui enregistre par exemple les mouvements de trésorerie dans un compte, les entrées ou les sorties des bouteilles dans la gestion d’une cave, etc.
Chaque opération fait l’objet d’une nouvelle ligne sur laquelle, les données sont majoritaires. Quelques zones peuvent être calculées comme le nouveau solde en fin de ligne en trésorerie.
Dans ces tableaux, plus qu’ailleurs, le respect d’un format harmonisé par colonne est impératif. Il facilite le contrôle visuel et le confort de travail. Par exemple, pour les dates : le même format JJ/MM/AA ; pour les nombres : séparateur des milliers et deux décimales ; pour les données de texte : même cadrage à gauche, sauf exception, même police et sans effet particulier de caractères.
Au niveau des lignes, je préconise un tramage en utilisant le formatage conditionnel. Celui-ci est expliqué à la fiche 4.4 Le formatage conditionnel. Pour faire apparaître par exemple un tramage alterné sur deux lignes (une normale, l’autre avec un fond bleu pâle), il suffit d’utiliser un style pour les lignes paires. Les formules du formatage conditionnel font le nécessaire.
Ces indications (format harmonisé des colonnes, formules de calculs, tramage) nécessitent de « préparer » les tableaux de saisie. Pour cela, il faut pouvoir évaluer le nombre maximum de lignes à préparer. Les formats harmonisés par colonne peuvent être installés en copiant le format de la première ligne sur toute la colonne. Pour le formatage conditionnel, la zone sera définie de la 2e (en tenant compte d’une ligne d’en-tête spécifique) à la énième ligne. Les formules seront copiées, de la 2e ligne à la dernière prévue. Ces contraintes sont minimes par rapport au confort qui en résulte et la sécurité du travail.
Comme ce maximum risque d’évoluer, et de toutes façons pour faciliter la rédaction des formules de calcul ou de présentation, je préconise vivement d’attribuer des noms de zones au tableau préparé : un nom pour l’ensemble du tableau (pratique dans les formules de base de données) et un nom pour chaque colonne susceptible de rentrer dans des calculs ultérieurs. Pour les paramètres et les hypothèses, je n’hésite pas, non plus, à affecter un nom à une cellule en vue de faciliter la compréhension immédiate des formules.
4. Gérer les hypothèses
Les hypothèses sont des informations initiales susceptibles de varier fréquemment. Je les distingue des paramètres, informations essentielles plus stables utilisées dans les calculs, avec parfois des variantes ponctuelles.
Dans la structure d’un classeur, les hypothèses doivent être placées le plus près possible du début de la première feuille. Car c’est d’elles que dépendent les calculs et les présentations.
Un pavé intitulé Hypothèses fait l’affaire.
Mais le plus important, c’est de pouvoir mentionner ces hypothèses en regard des résultats. Soit dans l’en-tête de certaines colonnes, ou le libellé de totaux. Une hypothèse doit donc avoir un intitulé clair et explicite (intitulé long) et un intitulé plus court ou abrégé pour être intégré dans les titres de colonnes ou de lignes.
Le pavé de saisie comportant des hypothèses se présente alors ainsi :
- L’intitulé (long) de l’hypothèse ;
- La valeur de l’hypothèse saisie ;
- L’intitulé court correspondant ;
- éventuellement, des précisions sur la valeur à saisir.
5. Protéger les saisies
Dans les tableaux aux formules sophistiquées, il est souhaitable de mettre les cellules hébergeant les formules, à l’abri d’une saisie malheureuse qui pourrait les écraser. Comme il peut être judicieux d’interdire la suppression ou l’insertion de lignes ou de colonnes qui perturberaient la structure de la feuille.
Cette protection se fait en deux temps :
5.1 Protéger les cellules
1. Au niveau de chaque cellule, la protection est déclarée dans un onglet de la fenêtre de formatage,
Dans Menu : ▼ Format, Cellules… [Ctrl+ 1]; <[Formatage des cellules];
| Protection |;
‡ Protection ‡
▣ Protéger;
5.2 Protéger/Dé-protéger la feuille
2. Au niveau de la feuille, sa propre protection rend active les protections déclarées pour les cellules :
1. Sur l’onglet de la feuille à protéger : ▲ Protéger la feuille…; <[Protéger la feuille]…
2. Dans Menu : ▼ Feuille, Protéger la feuille…; <[Protéger la feuille]…
…<[Protéger la feuille];
▣ Protéger cette feuille et le contenu des cellules verrouillées;
♪ Mot de passe et ♪ Confirmation : n’est pas obligatoire ;
‡ Autoriser les utilisateurs de cette feuilles à ‡
…
Le tableau qui suit est mal conçu car il énonce le contraire des protections (autorisations). Il nécessite une petite gymnastique mentale pour être interprété correctement.
…
▢ Sélectionner les cellules protégées : en clair les cellules protégées sont accessibles en saisie (?);
▣ Sélectionner les cellules non protégées: en clair, toutes les cellules non protégées sont accessibles en saisie (mais les cellules protégées ne le seront pas si la première case n’est pas cochée) ; c’est le fonctionnement normal qui aurait mérité d’être en première ligne;
▢ Insérer des colonnes ou des lignes : même si à droite des colonnes insérées ou au-dessous des lignes insérées, il existe des cellules protégées, l’insertion sera autorisée ;
▢ Supprimer des colonnes ou des lignes : même raisonnement.
5.3 Pratiquement, comment faire ?
Comme la protection est une mesure d’exception, je commence par déclarer que toutes les cellules ne sont pas protégées :
Je sélectionne toutes les cellules de la feuille : dans l’intersection de la ligne Références Colonnes et de la colonne Références Lignes, en haut à gauche du tableau : ▼;
Dans Menu : ▼ Format, Cellules… <[Formatage des cellules];
| Protection de cellule | ‡ Protection ‡
▢ Protégé;
▼ ◄ OK ►.
Cette opération réinitialise en quelque sorte toutes les cellules à « non protégée ».
Dans un deuxième temps :
Je sélectionne toutes les cellules à protéger en utilisant tous les raffinements des sélections de cellules ou groupes de cellules – Je peux aussi répéter l’opération pour plusieurs lots de cellules;
Dans Menu : ▼ Format, Cellules… <[Formatage des cellules];
| Protection de cellule | ‡ Protection ‡
▣ Protégé;
Enfin, dans un troisième temps, je protège la feuille pour rendre les protections efficaces.
5.4 Conséquences cachées des protections
Si la protection est bien pratique pour éviter des pertes de formules sophistiquées, elle provoque néanmoins quelques restrictions, normales mais parfois surprenantes, dans des fonctionnalités.
Une feuille protégée contenant des cellules protégées ne peut pas être triée. Il faut déprotéger la feuille, faire le tri et protéger à nouveau la feuille ensuite.
Pour modifier un style, il est indispensable de déprotéger toutes les feuilles du classeur. Cela se comprend aisément. La modification d’un style risque de modifier toutes les cellules dont le format est basé sur ce style. Une cellule protégée n’est pas modifiable. Donc, il est nécessaire de lever les protections le temps de gérer les styles.