4.7 Aperçu, impressions et autres transformations

Les feuilles sont présentées a priori pour être vues. Or, il est souvent nécessaire d’imprimer un tableau ou de l’exporter dans un fichier consultable comme un PDF ou un CSV.

On s’imagine parfois à tort, qu’il n’est pas possible d’obtenir un tableau présentable dans un rapport directement à partir de Calc. C’est faux. Calc propose une mise en forme complète donnant des tableaux d’une présentation excellente

La mise en page est un art. Cela signifie qu’elle nécessite une élaboration parfois conséquente. Calc permet de la résoudre ponctuellement avec l’aperçu. C’est une approche intuitive et rapide. Quand il s’agit de traiter plusieurs feuilles d’un même classeur, elle ne suffit pas. Le recours aux styles de type Page est incontournable.

1. Position du problème

Un tableau affiché se suffit à lui-même. En revanche, sur une page imprimée, le tableau doit être cadré, orienté au mieux (portrait ou paysage), avec un titre et des références (origine, pagination) nécessitant d’organiser l’en-tête ou le pied-de-page. Cette mise en page, au sens propre, est un premier travail.

Les grands tableaux doivent nécessairement être découpés en plusieurs pages imprimées. Il s’agit là d’un problème de découpe pour lequel des solutions spécifiques existent.

2. Approches

Chaque feuille d’un classeur est gérée par un style de type Page par défaut, appelé par Calc tout simplement, Par défaut. Toutes les feuilles d’un classeur ont initialement ce même style de type Page.

Ce style est modifiable par trois approches :

l’aperçu permet d’intervenir en direct. Par exemple, les marges affichées peuvent être modifiées par simple déplacement à la souris. Les opérations sont intuitives et le résultat est immédiatement visible. Cette approche est tout à fait satisfaisante pour des mises en page de feuilles isolées.
le menu : Format, Page… permet de modifier ponctuellement le style Page utilisé dans la feuille active. Ces modifications vont affecter toutes les pages du classeur formatées avec ce style de page. En fait, les modifications apportées à la mise en page dans cette approche sont identiques à celles apportées par les opérations de l’aperçu.
le style de type Page permet d’affecter, à la limite, à chaque feuille du classeur, un style différent. L’aperçu reflètera le style utilisé et pourra permettre éventuellement une personnalisation plus pointue sur telle ou telle feuille. Il sera possible d’imprimer les feuilles dans un même jet sans se préoccuper de leur mise en page réelle : elle sera respectée pour chacune.

Le critère essentiel pour choisir une approche est celui-ci : pour une mise en page d’une feuille isolée dans un classeur, l’aperçu est suffisant. Mais à partir du moment où deux feuilles au moins du classeur doivent être mises en page différemment, l’adoption d’un style Page personnalisé pour chacune est incontournable.

La problématique est indépendante de la sortie : impression ou exportation.

3. La fenêtre de gestion du style de type Page

Cette fenêtre est accessible dans l’aperçu, dans l’approche par le menu et dans la gestion des styles. Il est donc judicieux de commencer par la présenter. Je suggère à ceux qui ignorent tout des styles, de faire un détour préalables par la fiche 4.1 Les styles.

Concernant les styles de type Page, des précisions complémentaires sont disponibles ici : LOW 2.35 Les styles, gestion – les types Page et autres, § 1. Gestion des styles de type Page.

<[Style de page {Titre du style}]

Je note que le titre de la fenêtre précise qu’il s’agit d’un style de type Page et que le titre de ce style y est précisé.

| Gestionnaire |

En création, cet onglet permet seulement de donner un nom au nouveau style.

| Page |

Cet onglet est important. Il permet de définir les dimensions de la feuille imprimée, son orientation (portrait – à la française, le grand côté vertical ou paysage – à l’italienne, le petit côté vertical), les marges (distances entre le bord de la feuille et la zone imprimée dans laquelle est positionné le tableau), la mise en page (commune, feuilles droites ou gauches seulement), le calage du tableau dans la feuille (centrage horizontal et/ou vertical).

| Bordures |

La bordure gérée ici est une bordure qui entoure le tableau dans la page. Elle est attachée au tableau et non à la page.

L’espace entre la bordure et le tableau est précisé dans chacune des quatre dimensions au pavé ‡ Espacement avec le contenu ‡. Je veille à laisser un espace suffisant avec le contenu pour que la bordure se distingue de la grille du tableau.

Un cadre d’1.5 pt avec une ombre gris claire est du meilleur effet.

Des précisions sur le paramétrage des bordures sont ici : LOW 4.1 Couleurs, autres motifs et transparence, § 2. Les bordures.

| Arrière-plan |

On ne dispose pas ici de toutes les fonctionnalités habituelles des arrière-plans, bordures et transparence. Je peux choisir entre une couleur (palette restreinte) ou une image dont je précise si elle est prise à sa taille réelle, si elle est étendue sur la zone à couvrir ou si elle est répétée en mosaïque pour couvrir cette zone. Il faut espérer pouvoir disposer ici bientôt de fonctionnalités plus riches.

Cet arrière-plan occupe la zone délimitée par la bordure (visible ou pas). Il couvre toutes les cellules n’ayant pas déjà un fond associé. L’en-tête et le pied-de-page ne sont pas couverts par cet arrière-plan (ils peuvent avoir leur propre fond).

| En-tête | et | Pied-de-page |

Ces deux onglets sont analogues. Ils permettent de dessiner les zones en tête et en bas de feuille imprimée.

Il faut cocher la première case Activer… pour que les paramétrages soient accessibles et effectifs.

Les marges gauche et droite de la zone sont définies : elles s’ajoutent aux marges de la feuille imprimée. Elles permettent en fait de caler les textes à gauche ou à droite de la feuille différemment de la bordure du tableau.

L’espacement est l’intervalle à poser entre la zone et la bordure du tableau.

La hauteur est la dimension verticale de la zone. Si la case Adaptation dynamique de la hauteur est cochée, la hauteur sera déterminée par le contenu de la zone.

Le bouton ◄ Plus… ► affiche une fenêtre pour paramétrer la bordure et l’arrière-plan de la zone. Ces onglets sont analogues à ceux décrits ci-dessus pour le tableau.

Le bouton ◄ Éditer… ► permet de poser du texte. Trois zones : gauche (le texte y est calé à gauche), centrale (le texte y est centré) et droite (le texte y est calé à droite). Ce cadre est généralement suffisant. Il suffit de poser le point d’insertion dans une zone et de taper le texte. Les boutons permettent d’insérer des champs (numéro de page pour les grands tableaux, nombre de page, date et heure actuelles (pour horodater le tableau), nom de fichier, chemin du fichier, nom de la feuille). Le texte sélectionné peut être affecté des attributs classiques du style de type Caractère : police, style (gras, italique, …), taille, couleur et autres effets, position (indice, exposant, …).

| Feuille |

‡ Ordre des pages ‡

Ce pavé permet de définir, quand un grand tableau est découpé en pages imprimés, dans quel ordre se fait la découpe (et donc l’impression des pages résultantes).

♪ Premier numéro de page : permet de mettre un numéro en séquence avec d’autres impressions. Ce paramètre joue même en dehors d’un grand tableau découpé.

‡ Imprimer ‡

Ce pavé permet de préciser la composition imprimée :

En-têtes de colonne et de ligne : il s’agit des références lignes (numéros) ou colonnes (lettres). Incontournable quand le tableau est commenté en utilisant les références des cellules.

Grille : la grille visualisant les cellules est colorée en gris très clair.

Commentaires : par défaut, les commentaires sont exclus de l’impression. Cette option permet de les imprimer.

Objets/images, Diagrammes, Objets de dessin, Formules : ces objets sont particuliers. Le traitement de leur impression l’est aussi. Pour des raisons d’économie d’encre ou de rapidité d’impression, les objets ne sont pas imprimés. Cette option permet de les imprimer comme ils apparaissent à l’écran. Parfois, les options propres à l’imprimante permettent de limiter l’impression à un cadre, ou en nuances de gris.

Valeurs zéro : il existe une option d’affichage pour les valeurs zéro. Bien souvent, à l’affichage, on exclut les valeurs zéro pour ne pas alourdir les tableaux. À l’impression, la problématique est inverse. Cette option permet de la résoudre indépendamment de l’affichage.

‡ Échelle ‡

Par défaut, les tableaux sont imprimés avec une valeur d’échelle de 90%. Il est possible ici d’agrandir ou de réduire le tableau à une autre échelle.

Pour ceux qui ne veulent pas se compliquer la vie avec des mises en page sophistiquée, il est possible de préciser sur combien de pages en largeur ou en hauteur, découper le tableau, ou tout simplement combien de pages le tableau doit occuper. Les résultats sont parfois surprenants…

4. Mises en page

4.1 Avec l’aperçu

Dans cette approche, je considère que nous voulons mettre en page une feuille isolée contenant un tableau imprimable sur une seule page (sans découpe).

4.11 Lancer l’aperçu

Plusieurs approches sont possibles :

J’affiche la feuille dont je veux l’aperçu;

1. Le raccourci : [Ctrl+ Maj+ O] (lettre O); c’est une bascule : ce même raccourci ferme l’aperçu ouvert.

2. Dans Menu : ▼ Fichier, Aperçu.

3. Dans la barre des boutons : ▼ ♥un objectif photo bleu sur fond d’imprimante [(Dés)activer l’aperçu [Ctrl+ Maj+ O]].

4.12 La fenêtre Aperçu

Quand l’aperçu est affiché :

La barre des menus est présente, mais les fonctionnalités sont restreintes.
Trois boutons sont actifs : Exporter au format PDF, Imprimer, Fermer l’aperçu.
Une zone spécifique de boutons est disponible :
- Page précédente, Page suivante, Première page, Dernière page : ces boutons permettent de se déplacer dans les différentes feuilles imprimables lorsque le tableau est trop grand pour tenir sur une seule feuille imprimable. Quand ils sont tous inactifs, cela signifie que le tableau, avec les paramétrages actuels, tient sur une seule page imprimée.
- Agrandir/Diminuer le zoom : il s’agit ici du zoom de l’image de l’aperçu affichée (il y a plus loin dans la barre, un curseur pour modifier la taille du tableau). Le taux de zoom est affiché en pied de fenêtre à gauche (le curseur qui y précède ce taux joue le même rôle).
- Plein écran : la feuille imprimée occupe tout l’écran. Intéressant pour une meilleure visibilité du résultat.
- Formater la page : appelle la fenêtre de formatage (style de type Page).
- Marges (bascule) : visualise/masque les marges et les largeurs de colonnes. Les marqueurs peuvent être déplacés à la souris.
- Curseur d’agrandissement/rétrécissement du tableau. Contrairement au zoom ci-dessus, ce curseur permet de modifier la dimension du tableau dans la feuille.
- Fermer l’aperçu.

4.13 fonctionnement de l’aperçu

Les modifications apportées dans la fenêtre aperçu sont répercutées sur la feuille. En particulier, les largeurs de colonnes.

Les modifications concernant le style Page de la feuille (modification des marges, échelle de réduction par exemple), sont répercutées sur le style Page de la feuille. Et par conséquent, sur toutes les feuilles formatées avec ce style. Passer par l’aperçu peut donc être un moyen direct pour mettre à jour ce style.

L’aperçu est pratique pour adapter la taille du tableau à la feuille : le curseur d’Agrandissement/Rétrécissement (échelle de réduction/agrandissement) est rapide et l’incidence est immédiatement visible au niveau des premiers boutons de la barre de boutons spécifiques à l’aperçu (Première page, dernière page, page précédente, page suivante). Par exemple, en rétrécissant le tableau, il arrive un point où les boutons ne sont plus actifs : cela signifie que le tableau tient sur une seule page.

4.2 Avec le format page

Cette approche concerne la mise en page de plusieurs feuilles du même classeur, en partant du principe qu’il est possible qu’au moins une ait une mise en page spécifique.

Je commence par créer un style Page propre au classeur. Dans la boîte outils des styles (LOW 2.32 Les styles, gestion – Généralités, § 4. La boîte à outils des styles), je sélectionne les styles de type Page et dans la liste, j’active le menu contextuel du style Par défaut : je choisis nouveau style que j’intitule par exemple Par défaut Classeur. C’est à partir de ce style que je créerai, autant que de besoin, un style particulier par feuille.

4.21 Appliquer un style à une feuille

J’affiche la feuille à formater. J’ouvre la boîte à outils des styles. J’affiche la liste des styles de type Page et ▼▼ sur le style à appliquer. La feuille est désormais formatée avec ce style. Je peux la formater ensuite avec un autre style avec la même procédure.

4.22 Mettre au point le style d’une feuille

La mise au point peut se faire dans l’aperçu comme on l’a vu ci-dessus, dans Menu, Format, Page… ou encore dans la gestion des styles. Toutes les pages formatées avec le style mis à jour sont modifiées.

5. Lancer l’impression

5.1 Procédure générale

Si aucune mise en page n’a été faite, les tableaux seront présentés à l’impression avec les paramétrages par défaut (style de type Page : par défaut).

Il est possible d’imprimer plusieurs feuilles sélectionnées (en un jet), une seule feuille, ou encore une partie de tableau présélectionnée avant le lancement de l’impression.

L’impression peut être lancée à partir d’une feuille affichée ou de son aperçu.

Plusieurs approches sont possibles pour lancer l’impression :

1. Dans Menu : ▼ Fichier, Imprimer… <[Imprimer]…

2. Dans la barre des boutons : ▼ ♥Imprimante [Imprimer]♥ <[Imprimer]…

Dans les deux approches, c’est la même fenêtre qui s’ouvre pour paramétrer l’impression :

| Général |

‡ Imprimante ‡ : ce pavé permet de choisir l’imprimante à utiliser. Quand des modules externes de transformation d’impression en fichier (PDF Creator, par exemple) sont installés, ils sont accessibles ici.

◄ Propriétés… ► permet d’accéder à une fenêtre de paramétrages propres à l’imprimante ou au module sélectionnés.

‡ Plage et exemplaires ‡

⨀ Toutes les feuilles ⨀ Feuilles sélectionnées ⨀ Cellules sélectionnées :

Toutes les feuilles imprime le classeur dans son intégralité ;
Feuilles sélectionnées n’imprime que les feuilles sélectionnées. Depuis la version 6.0 de LIbreOffice, il n’est plus possible de sélectionner quelques feuilles à volonté. Ce choix est donc devenu obsolète.
Cellules sélectionnées permet d’imprimer que la partie de la feuille sélectionnée avant le lancement de l’impression.

♪ Nombre d’exemplaires : permet d’imprimer le résultat en plusieurs exemplaires. Dans ce cas, la case à cocher Assembler permet de préciser dans quel ordre les pages imprimées doivent sortir. Assemblées crée des documents complets successifs. Non assemblées crée des exemplaires multiples de chaque page. Cette disposition est intéressante quand il faut distribuer les pages imprimées page par page à des participants à une formation (en évitant qu’ils reçoivent le document complet dès le début).

‡ Dont imprimer ‡

⨀ Toutes les pages ⨀ Pages ♪ (numéro de page; numéro de page…).

Pour les feuilles sélectionnées au-dessus, permet de préciser, quand une feuille contient un tableau imprimable en plusieurs pages, quelles pages imprimer.

◩ Imprimer dans l’ordre inverse : il est parfois nécessaire d’imprimer les pages dans l’ordre inverse.

À noter : sur la partie gauche de la fenêtre, l’image du document à imprimer est affichée. La page affichée est indiquée ainsi que le nombre de pages prévues dans l’impression. C’est un bon moyen pour vérifier la justesse des paramétrages. Deux flèches permettent de se déplacer dans le paquet des pages prévues pour l’impression.

| LibreOffice Calc |

Cette onglet ne contient qu’une case à cocher Ignorer les pages vides pour l’impression. Ne me semble pas utile dans Calc. Voir LOW 1.6 Imprimer un document, §3.2 Onglet LibreOffice Writer.

| Mise en page |

Cet onglet gère la possibilité d’imprimer plusieurs pages sur la même feuille. Cette fonctionnalité est décrite ici : LOW 1.6 Imprimer un document, §3.3 Mise en page. Elle est moins élaborée dans Calc (pas de brochure, par exemple).

| Options |

Pour mémoire.

5.2 Imprimer des grands tableaux

Pour imprimer de grands tableaux, je commence par caler l’en-tête et le bas-de-page dans le style Page de la feuille. Puis j’étudie dans l’aperçu jusqu’où le tableau peut être réduit sans perdre de lisibilité.

Ensuite, je définis les lignes d’en-tête et les premières colonnes à répéter sur toutes les pages pour permettre aux lecteurs de s’y retrouver. Ces lignes et ces colonnes vont prendre de la place. Il va falloir en tenir compte.

Enfin, je découpe le tableau en plusieurs pages. L’ordre de la découpe va définir le contenu des pages successives. Cette ordre est défini à l’onglet Feuille de la fenêtre de style Page. La zone à imprimer peut éventuellement être réduite en la sélectionnant (le résultat n’est visible qu’au lancement de l’impression). Enfin, les sauts de page sont paramétrables.

5.21 Réduire le tableau à imprimer

C’est la première opération pour commencer l’impression d’un grand tableau. Il est souvent judicieux de réduire le tableau tout en gardant une lisibilité optimale. Et la taille adoptée va jouer sur le nombre final de pages.

La feuille du tableau à imprimer est affichée. Je vérifie que l’en-tête et le bas-de-page sont en ordre.

Dans la barre des boutons spécifiques de l’aperçu : le sélecteur d’agrandissement/réduction permet de réduire ou d’agrandir.

Le bouton Plein écran permet de voir l’effet résultant en taille réelle.

Par ajustements successifs, j’arrête la taille optimale.

5.22 Lignes répétées en tête de colonnes ou colonnes répétées en début de lignes

Il est impératif, pour le lecteur, de pouvoir se repérer dans les pages successives avec les en-têtes de colonnes ou les débuts de lignes. Celles-ci sont paramétrables :

La feuille à imprimer est affichée;

Dans Menu : ▼ Format, Zone d’impression, Éditer… <[Éditer les zones d’impression];

‡ Zone d’impression ‡

♫ Feuille entière ;

…

Si une partie du tableau doit être imprimée, c’est ici qu’il faut définir la sélection à imprimer. Il faut choisir Défini par l’utilisateur : dans cette option, la cellule active est proposée. L’idéal est de sélectionner la zone imprimable avant d’entrer dans le paramétrage (elle est alors proposée par défaut). Il est possible néanmoins, avec le bouton [Réduire] en fin de ligne de sélectionner la zone sans quitter la fenêtre et de revenir avec le bouton [Développer].

…

‡ Lignes à répéter ‡

♫ Aucune, Défini par l’utilisateur : ♪ (lignes) : je saisis le numéro de la ligne à répéter ou s’il y en plusieurs contigües, la première et la dernière séparées par « : ». Je peux même mettre des lignes isolées séparées par « ; »;

‡ Colonnes à répéter ‡

Comme pour les lignes.

▼ ◄ OK ►.

Il n’est pas nécessaire de saisir les numéros de lignes ou les lettres de colonnes en absolu, mais le système les transforme en absolu.

Ce paramétrage est totalement indépendant du paramétrage des lignes ou colonnes figées à l’affichage (1.4 Gérer les lignes et les colonnes, §7. Lignes fixes en tête de page (ou colonnes fixes à gauche).

5.23 Découpage du tableau en pages

Le système à partir des paramétrages précédents fait une découpe automatique du tableau en pages. Mais il est possible de forcer cette découpe.

J’affiche la feuille à imprimer;

Dans Menu : ▼ Affichage, Saut de page.

Pour revenir à l’affichage normal :

Dans Menu : ▼ Affichage, Normal.

La découpe est matérialisée par des traits bleus et les pages sont indiquées en filigrane avec leur numéro. Les traits peuvent être déplacés par glisser-déposer classique avec la souris.

L’aperçu montre les pages découpées, mais ne permet pas une vision d’ensemble du tableau ni la modification de la découpe. En revanche pour des ajustements fins, l’aperçu permet de redimensionner des colonnes ou les marges.

La sanction définitive de la découpe est donnée dans le module d’impression avec la réduction du document à imprimer et surtout le nombre définitif de pages .

6. Exporter le tableau en PDF

Pour exporter un tableau (y compris un grand tableau) en PDF, il faut le préparer comme pour une impression.

Plusieurs approches sont possibles, mais pas avec le même effet :

1. Dans Menu : ▼ Fichier, Exporter au format PDF… <[Options PDF] ; cette fenêtre permet de choisir les options d’exportation.

2. Dans la barre des boutons : ▼ ♥ Icône PDF [Exporter au format PDF]; le document est créé sans passer par le choix des options (les options standard sont retenues).

Parmi les options standard, la plage d’exportation concerne tout le classeur.

Dans la fenêtre [Options PDF] :

| Général |

‡ Plage ‡

Ce pavé est important.

⨀ Tout : toutes les feuilles du classeur;

⨀ Pages : il s’agit des pages, identifiées par leur numéro, de la feuille affichée;

⨀ Sélection/Feuilles sélectionnées : c’est ce choix qu’il faut actionner pour exporter la feuille affichée (ou les feuilles sélectionnées).

Les autres paramètres sont communs à toutes les exportations PDF.

7. Autres exportations (XHTML, CSV, XLS)

Dans Menu, Format, Exporter… le classeur dans son intégralité est exporté au format XHTML. Les graphiques ne sont pas pris. Le découpage en feuilles n’est pas matérialisé. La largeur des colonnes n’est pas toujours respectée entraînant l’affichage du contenu sur plusieurs lignes. Ceci dit, le tableau est accessible dans un navigateur internet.

Une feuille de tableau peut être exportée au format CSV. Ce format source est un standard que j’utilise en particulier dans les mailings personnalisés. Ce sujet est traité ici : 1.2 Le contexte de travail, §1.5 Exporter un tableau au format CSV. L’exportation sous ce format ignore les formatages (de cellules et de pages).

Un classeur peut être sauvegardé au format XLS ou tout autre format propriétaire. Il suffit de sauvegarder le classeur normalement, en modifiant simplement, dans la fenêtre d’enregistrement, le type de fichier.