LOC – 31/05/2018 – 2
Plan de la fiche
1.2 Ouvrir un classeur existant
aux formats propriétaires (.xls ou autres)
1.3 Sauvegarder un classeur déjà existant
1.4 Sauvegarder un nouveau classeur
1.5 Exporter un tableau au format CSV
Présentation
Cette fiche propose de décrire le cadre d’utilisation du tableur en précisant les éléments : le classeur, la feuille, les lignes et les colonnes, la cellule. Il est important, en effet, de bien connaître l’environnement auquel vous allez être confronté, et en particulier savoir comment je nomme ses différentes zones. Ces noms vous permettront par la suite un repérage plus facile.
1. Le classeur
Le classeur LibreOffice Calc est un fichier repérable avec son extension .ods. Comme tel, il est exploitable avec l’explorateur de fichiers pour le copier, le déplacer, le supprimer, le renommer. Il est possible de lui adjoindre un mot de passe.
1.1 Créer un nouveau classeur
LibreOffice n’est pas ouvert
Je lance LibreOffice comme vu dans LOW 1.2 Lancer et découvrir LibreOffice en choisissant Créer un nouveau classeur.
LibreOffice est ouvert
À partir de n’importe quel fichier ouvert dans n’importe quel module LibreOffice :
Dans Menu : ▼ Fichier, Nouveau…, Classeur.
(le raccourci [Ctrl+ N] pour ouvrir un nouveau classeur n’existe que dans le module Calc).
Dans les deux cas, un classeur vierge est ouvert à l’écran.
La barre de titre porte le nom provisoire Sans nom 1 – LibreOffice Calc.
1.2 Ouvrir un classeur existant
Un classeur au format .ods
À partir de l’explorateur de fichier, un double-clic sur le classeur l’ouvre.
À partir de LibreOffice :
Dans LibreOffice, quel que soit le module :
Fichier, Ouvrir… ;
Un classeur aux formats propriétaires (.xls ou autres)
Il est possible d’ouvrir un classeur créé par une autre application, directement à partir de LibreOffice Calc comme ci-dessus. LibreOffice reconnaît sans difficulté les autres formats.
Un classeur au format texte .csv
Il est possible d’ouvrir un classeur enregistré au format texte .csv directement à partir de LibreOffice Calc. L’ouverture comporte la transformation automatique du fichier d’entrée, moyennant la saisie de quelques options de traduction :
Dans Menu : ▼ Fichier, Ouvrir…;
Dans la fenêtre de l’explorateur, je choisis le fichier .csv à ouvrir et je valide; <[Import de texte – [Nom du fichier.csv]];
‡ Importer ‡
♫ Jeu de caractères : l’encodage du fichier est indiqué par défaut. Je vois le résultat dans le tableau en bas de fenêtre. L’absence de caractères bizarres m’indique que le code choisi est le bon. Sinon, je choisis un autre codage comme par exemple : Unicode (UTF-8)…, Europe occidentale – ISO 8859…, etc. ;
♫ Langue : Par défaut Français (France);
♪ à partir de la ligne : (pour des cas particuliers d’importation partielle sans l’en-tête, par exemple);
‡ Options de séparateur ‡
(Il faut bien sûr connaître la structure du fichier : informations de longueur fixe ou variable avec des séparateurs et lesquels – généralement, séparateur Tabulation ou point-virgule); il est possible de saisir un caractère quelconque;
‡ Autres options ‡
◩ Champs entre guillemets comme texte : (les textes strictement encadrés par des guillemets – 1er et dernier caractère du champ, sont pris comme du texte sans les guillemets;
◩ Détecter les nombres spéciaux : permet au traducteur, suivant la langue et les options linguistiques, de détecter les formats de nombres particuliers (pourcentages, monnaies, notation scientifique); non cochée, le traducteur reconnaitra seulement un nombre si le champ comprend les dix chiffres, le séparateur décimal et séparateur des milliers de la langue, et le signe -;
‡ Champs ‡
Le fichier est affiché tel qu’il est interprété. Il est possible en cliquant dans une colonne de modifier son format Standard, comme par exemple pour les dates (ordre des composants). Il est possible aussi de masquer une colonne;
1.3 Sauvegarder un classeur déjà existant
Après avoir enregistré des données dans un classeur, je dois le sauvegarder pour les conserver. Deux approches :
1. Avec le raccourci [Ctrl+ S].
(sauvegarde le classeur existant en écrasant sa version précédente ; l’opération se fait sans demande de confirmation).
Le classeur reste ouvert.
2. Dans Menu : ▼ Fichier, Enregistrer sous… permet d’enregistrer le classeur modifié sous un nouveau nom ;
(la version antérieure est conservée sur le disque avec l’ancien nom). La fenêtre de l’explorateur permet de choisir le dossier d’accueil, de nommer le fichier, et éventuellement de lui accoler un mot de passe.
1.4 Sauvegarder un nouveau classeur
Les deux approches ci-dessus pour la sauvegarde d’un classeur existant sont valables.
[Ctrl+ S] (sauvegarde un nouveau classeur avec le même protocole que Enregistrer sous… expliqué ci-dessus).
1.5 Exporter un tableau au format .csv
De même qu’il est possible d’ouvrir un fichier .csv pour le traiter comme un tableau, il est possible de créer un fichier .csv à partir d’une feuille. Si le classeur contient plusieurs feuilles, c’est uniquement la feuille active qui est exportée.
Je sauvegarde par précaution le classeur normalement;
Je sélectionne la feuille à exporter au format .csv;
Dans Menu : ▼ Fichier, Enregistrer sous… : <[Enregistrer sous…];
Je choisis le dossier d’accueil;
♪ Nom du fichier : je tape le nom choisi pour le fichier .csv;
♫ Type : Texte CSV(.csv) (*.csv);
▼ ◄ OK ►;
<[Confirmer le format de fichier] : Utiliser le format de texte CSV;
<[Export de fichier texte] :
♫ Jeu de caractères : Unicode (UTF-8) (ce format évite tous les problèmes d’accent et de caractères bizarres);
♫ Séparateur de champ : Tabulateur (solution classique);
▣ Enregistrer le contenu de la cellule comme affiché;
(les autres cases : non cochées);
1.6 Autres sauvegardes
Il est possible de sauvegarder le classeur directement sur un cloud avec Fichier, Enregistrer le fichier distant…
Il est possible de sauvegarder le classeur sous un autre format qu’.ods (.xls, …). De même qu’il est possible d’exporter l’aperçu en format PDF. Ces fonctionnalités de transformation sont détaillées ici : 4.7 Aperçu, impressions et autres transformations.
En cours de travail, le système procède à des sauvegardes automatiques à un rythme défini dans Outils, Options, Chargement/Enregistrement, Général, ‡ Enregistrer ‡ ◩ Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les ♪ minutes. Ce paramètre est normalement activé avec 10 minutes.
2. La feuille
Un classeur est composée de feuilles. Une feuille correspond à un tableau. Chaque feuille est identifiée par un nom. Ce nom est visible sur un onglet, en bas de la feuille. Le nombre de feuilles proposé par défaut dans un nouveau classeur est défini dans Outils, Options, LibreOffice Calc, Par défaut ; (mis à 1 dans mes paramétrages).
Les noms de feuilles sont libres. Deux feuilles ne peuvent avoir le même nom. Les caractères [, ], *, ?, :, / et \ sont interdits. Mais il faut savoir que les noms de feuilles entrent dans la composition des références de cellules, en particulier dans les formules. Pour ne pas alourdir leur composition, un bon compromis est à trouver entre la brièveté du nom et sa signification.
Les opérations sur les feuilles sont accessibles par le Menu Feuille ou par le menu contextuel ouvert avec ▲ sur l’onglet d’une feuille. Des raccourcis clavier sont prévus aussi. Je présente ces opérations en détail ici : 1.3 Gérer les feuilles.
3. La page
La page est le tableau visible dans la fenêtre de l’application LibreOffice Calc. La page correspond toujours à une feuille précise du classeur. Il est important pour se repérer facilement de bien identifier les différentes zones de la page.
Ligne Menu
Elle apparaît en haut de la fenêtre, juste au-dessous de la barre de titre.
Fichier : procédures classiques ;
Édition : procédures classiques ;
Affichage : ces fonctionnalités conditionnent le visuel de la page ;
Insertion : il est possible d’insérer des éléments très variés, dans un tableau, dans une cellule, dans le texte ou la formule d’une cellule, ou encore dans la page imprimée (en-tête et pied-de-page).
Format : il s’agit ici de mettre en forme le texte d’une cellule, d’appeler la gestion des styles, de préciser les caractéristiques des caractères, des lignes, des colonnes. Le formatage conditionnel permet d’adapter le format d’une cellule en fonction de son contenu ou du contenu d’une autre. On peut enfin jouer sur le formatage des éléments insérés (images, diagrammes, objets, etc.).
Feuille : Ce menu permet de gérer une feuille et ses composants comme une entité particulière.
Données : ce menu permet d’appréhender les informations du classeur ou de la feuille en cours comme des ensembles pour leur appliquer des opérations groupées.
Outils et Fenêtre : fonctions classiques.
Lignes Boutons
Sous la ligne Menu, une ou plusieurs lignes de boutons sont affichées ; les boutons visibles sont ceux demandés dans le sous-menu Affichage/ Barre d’outils.
Au survol de chacun, sa fonction est affichée.
Un bouton peut être disponible, indisponible ou actif :
- Un bouton est actif quand la fonctionnalité qu’il représente est appliquée dans la cellule active ou les cellules sélectionnées ; exemple [Centré] pour le contenu. Un bouton actif apparaît sur un fond bleu (comme la sélection qu’il affecte).
- Un bouton indisponible ne peut pas être utilisé pour la ou les cellules sélectionnée. Cette indisponibilité dépend du contexte. Par exemple, le bouton [Fusionner des cellules] n’est disponible que si au moins deux cellules contiguës sont sélectionnées. Seul un bouton disponible peut être activé.
À chaque nouvelle sélection ou activation de cellules, la panoplie des boutons actifs change pour s’adapter aux cellules sélectionnées.
Ligne Formule
Sous les boutons, se situe la ligne Formule.
La première zone donne la référence de la cellule active. À la création d’un nouveau classeur, la première cellule en haut à gauche est active. Sa référence est A1.
Précisions sur la cellule active ici : 2.2 Cellule active.
La deuxième zone comprend quelques boutons et la zone d’édition disponible pour saisir le contenu de la cellule active. J’appelle cette zone zone d’édition Formule et je la cite comme telle très souvent.
Partie principale
Comprend trois zones :
- le navigateur, à gauche et généralement masqué au départ ; ▼ sur la flèche au centre contre la bordure gauche du tableau proprement dit permet de le déployer ;
- le tableau proprement dit ;
- le volet latéral, à droite, en partie masqué, avec une flèche analogue à celle du navigateur.
Le tableau proprement dit comprend en tête une ligne des Références Colonnes (A, B, C, etc.) et verticalement à gauche, une colonne des Références Lignes (numéros).
Les cellules sont matérialisées par une grille discrète qui est affichée à volonté (Dans Menu : Affichage, Lignes de la grille de la feuille active).
La cellule active se repère avec une bordure plus épaisse et un point en bas à droite au survol duquel le curseur se transforme en croix.
Les cellules sélectionnées se repèrent avec un fond bleu clair (quand le fond est coloré, la couleur est ombrée).
Pour activer ou sélectionner une cellule ou un groupe de cellules : 1.6 Gérer les cellules comme objets-cadres, §1. Cellule active ou sélectionnée.
Autres zones horizontales
En pied du tableau, la bordée d’onglets des feuilles.
En pied de fenêtre, une autre rangée de boutons (pour la recherche, en autres).
La barre d’état donne sur plusieurs zones, des informations pratiques : le numéro de la feuille en cours sur le nombre de feuilles ouvertes, le style, le formatage de l’affichage, etc. On retrouve des ressemblances avec la barre d’état des documents texte de LOW.
4. Les lignes et colonnes
Les lignes et les colonnes dessinent dans la feuille une trame qui permet de localiser et d’identifier les cellules.
Les colonnes sont identifiées par des lettres, et les lignes par des numéros. Ces identificateurs sont affichés respectivement sur une ligne Références Colonnes (au-dessus du tableau) et une colonne Références Lignes, (à gauche du tableau).
Je détaille les opérations sur les lignes et les colonnes ici : 1.4 Gérer les lignes et les colonnes.
5. La cellule
La cellule est le cœur du tableur. Elle contient l’information. Cette information peut être une constante : saisie, elle est figée tant qu’elle n’est pas remplacée par une autre information. L’information peut aussi être une formule. C’est le résultat de la formule qui est visible comme information de la cellule. Et le plus souvent la formule fait appel à d’autres cellules. Le résultat tient donc compte des informations présentes dans les cellules appelées. Par exemple, une formule Somme() donne une information Total de toutes les cellules indiquées en paramètres.
Mais la cellule est aussi un concept plus complexe. C’est d’abord un ensemble de propriétés qui définissent son fonctionnement. Ainsi, une cellule vierge est différente d’une cellule présentant une information nulle (nombre) ou vide (texte). Une cellule affectée à un nombre ne se comportera pas dans les formules comme une cellule affectée à un texte.
La cellule est aussi un cadre pour l’information qu’elle contient : police, effets de caractères, cadrage horizontal et vertical, couleur du fond, bordure et effet de la bordure, etc.
La cellule possède aussi des droits d’accès. Elle peut être protégée rendant sa saisie impossible.
Enfin, la cellule est un système de référence à deux niveaux. Sous Calc, une cellule est généralement référencée avec la ou les lettres de sa colonne et le numéro de la ligne ; exemple A1. C’est sous cette forme que les cellules sont désignées dans les formules, comme des variables. Ces références peuvent prendre deux formes, relative ou absolue. Et cette forme peut être exprimée distinctement pour la colonne et pour la ligne. La forme absolue est indiquée avec « $ » devant l’identificateur. Exemples : $A1, $A$1, A$1. Ces subtilités sont précisées à la fiche 3.2 Le référencement des cellules.
La cellule et son contenu est un objet qu’il est possible d’éditer (copie, suppression, déplacement). Le contenu peut lui aussi être édité, distinctement de la cellule. La fiche 1.6 Gérer les cellules comme objets-cadres donnent tous les détails pour se retrouver dans ce foisonnement de fonctionnalités.
Informations complémentaires
Liens
1.4 Gérer les lignes et les colonnes
1.6 Gérer les cellules comme objets-cadres, §1. Cellule active ou sélectionnée
3.2 Le référencement des cellules
4.7 Aperçu, impressions et autres transformations
LOW 1.2 Lancer et découvrir LibreOffice