LOC – 01/06/2018 – 1

Plan de la fiche

1. Saisir l’information

1.1 Cellule active

1.2 Saisir dans une cellule

Pour saisir dans une cellule, deux approches

Saisir du texte ou des nombres (constantes)

Saisir une formule

1.3 Édition du texte en cours de saisie

1.4 Validation, modes et effets

Valider une saisie avec [Entrée]

Valider une saisie avec [Tab] ou [Maj+ Tab]

2. Choisir la zone de saisie

Précisions sur les paramétrage Validation et mode de saisie

3. Utiliser les listes de choix

3.1 Définir la liste de choix

3.2 Préciser la validité des zones saisies

3.3 Comportement en saisie

3.4 Raffinements

3.5 Conclusion

Présentation

Cette fiche apporte les bases indispensables pour saisir de l’information dans un tableau et la modifier. La fiche suivante 2.3 Manipuler le contenu des cellules s’attachera déplacer, copier, transformer le contenu des cellules saisies.

1. Saisir l’information

1.1 Cellule active

Dans toute feuille ouverte, une cellule est active, et une seule. Elle se reconnaît à sa bordure plus grasse et un petit carré noir dans le coin en bas à droite. Dans une nouvelle feuille, c’est la cellule A1. Sinon, c’est la cellule qui était active au dernier enregistrement du classeur.

Dans les bandes de références Lignes et Colonnes, le numéro de ligne et la lettre de la colonne de la cellule active, apparaissent sur un fond distinct des autres.

La référence de cette cellule est affichée au début de la ligne Formule, juste au-dessus du tableau.

Le contenu de la cellule active est affiché dans la zone d’édition Formule à la suite de la référence.

Pour activer une cellule, plusieurs approches :

1.2 Saisir dans une cellule

On ne peut saisir que dans une cellule active. Il convient donc d’activer, si nécessaire, la cellule envisagée.

Pour saisir dans une cellule, deux approches :

Quand une zone a le focus, le point d’insertion est dedans, au début si la zone est vide, ou sinon, là où le clic a été fait.

Que la saisie se fasse dans la zone d’édition formule ou dans la cellule directement, les caractères saisis sont visibles dans les deux endroits. Je peux passer de l’un à l’autre sans inconvénient avec ▼ pour prendre le focus.

Saisir du texte ou des nombres (constantes)

Il suffit de taper les caractères normalement et de terminer (valider) la saisie avec [Entrée].

Suivant les paramétrages de langue conseillés, la frappe du “.” au clavier numérique donne le séparateur décimal de la langue locale(en Français de France : “,”).

Dans un texte, il est possible d’insérer un saut de ligne avec [Ctrl+ Entrée].

• Dans la zone d’édition Formule, la ligne précédente n’est plus visible, mais elle est toujours là. Elle est accessible par déplacement avec les flèches à gauche ou à droite.
• Si la saisie est dans la cellule, les lignes restent visibles et accessibles.

Le cadrage de l’information, les effets de caractères sont des questions de formatage de la cellule, totalement indépendants de la saisie.

La saisie une fois validée, l’information est intégrée au classeur telle quelle.

Saisir une formule

La saisie d’une formule se caractérise uniquement par le premier caractère qui doit être {=}. Le reste du texte se tape comme les constantes.

Pour qu’une formule soit reconnue comme telle, la cellule doit être de type Nombre ou assimilé (Monnaie, Pourcentage, Date, Heure, Scientifique). Sinon (Type Texte), la formule, malgré le {=} en début de texte, est prise comme du texte et ne sera pas interprétée par le système.

La formule, une fois sa saisie validée, est intégrée comme information dans le classeur. Elle reste accessible dans la zone d’édition formule. Elle passe alors par deux phases.

• La première, appelée compilation, est une phase de reconnaissance syntaxique : le système vérifie si les composants de la formule (opérandes, opérateurs, séparateurs) sont intelligibles. Si ce n’est pas le cas, une erreur est affichée dans la cellule.
• La deuxième phase, interprétation, est l’exécution proprement dite de la formule. Une erreur peut encore survenir à ce stade : elle est affichée pour pouvoir corriger la formule. Si tout est bon, le résultat de la formule est affiché dans la cellule ; la formule, quant à elle, reste visible dans la zone d’édition de la formule.

La casse n’a pas d’importance. Néanmoins, je préconise de taper les noms de fonction, les références de cellules et les noms de zones, en minuscules. En cas de nom inconnu, la compilation s’arrête : ce qui est passé en majuscules en bon, le premier nom resté en minuscules est inconnu.

La signification des codes erreurs est accessible dans l’aide avec l’index « codes d’erreur;liste ».

1.3 Édition du texte en cours de saisie

Je parle ici des manipulations possibles du texte ou des formules en cours de saisie.

Quelle que soit la zone de saisie (cellule ou zone d’édition Formule), le texte en cours de saisie peut être manipulé comme dans n’importe quel éditeur de texte ou traitement de texte. Ces opérations sont plus simples dans la zone d’édition de la formule.

Le point d’insertion peut être déplacé avec les flèches de direction (►, ◄) ou de positionnement ([Début], [Fin]). Bien entendu, ▼ positionne le point d’insertion à volonté.

Les touches d’effacement fonctionnent : [Retour arrière] efface le caractère précédent, sans effet si le point d’insertion est en début de ligne ; [Suppr] efface le caractère suivant, sans effet en fin de zone.

Une portion de texte peut être sélectionnée, soit avec le point d’insertion (▼ … ▲ sur la sélection), soit avec positionnement en début de sélection (▼) puis [Maj+] et positionnement (▼) en fin de zone. Un texte sélectionné peut être supprimé ou copié dans le presse-papier. De même, le contenu du presse-papier peut être inséré à la position du point d’insertion ([Ctrl+ V]). Un texte sélectionné peut être déplacé dans la zone de saisie avec un glisser-déposer. [Ctrl+ X] permet de couper l’extrait sélectionner pour le coller ailleurs.

Ces opérations d’édition en cours de saisie doivent être distinguées des opérations sur une cellule active (ou un groupe de cellules sélectionnées). Ici, nous sommes dans du traitement de texte. Là, nous sommes dans la manipulation d’objets, en l’occurrence, la cellule ; voir ci-après.

1.4 Validations, modes et effets

La validation de la saisie se fait normalement avec [Entrée]. Elle peut se faire aussi avec [Tab] ou [Maj+ Tab]. Les conséquences sont différentes. Dans tous les cas, la validation fait perdre à la cellule saisie sa qualité de cellule active ; cette qualité est récupérée par la cellule voisine dans laquelle la saisie peut commencer directement. Je précise ici le sens du déplacement de la cellule saisie vers la suivante.

Valider une saisie avec [Entrée]

fait passer à la cellule voisine indiquée ici :

Si la case Appuyer… est cochée, c’est le sens choisi dans le combo Vers le bas,… qui s’applique. Je note que ce paramétrage est global pour l’application.

Ce sens peut être modifié ponctuellement sur la feuille en cours ici :

Valider une saisie avec [Tab] ou [Maj+ Tab]

passe indépendamment du paramétrage précédent, à la cellule de droite. Valider une saisie avec [Maj+ Tab] passe à la cellule de gauche.

2. Choisir la zone de saisie

La saisie peut donc se faire soit dans la zone d’édition Formule, soit dans la cellule directement. Il n’y a aucune contrainte pour choisir l’une plutôt que l’autre. C’est essentiellement une question de confort.

Le mode choisi, s’il était nécessaire de le vérifier est affiché ici :

Dans Menu : Édition, en dernière ligne : Mode édition. Cette ligne est activée quand la saisie se fait dans la cellule (ce que Calc appelle le mode édition). Cette ligne fonctionne comme une bascule. Elle permet donc de passer d’un mode à l’autre.

Plus rapidement, il suffit de prendre le focus dans une des zones pour y activer la saisie. Le focus se prend avec ▼ dans la zone.

Néanmoins, le mode édition apporte un avantage dans la compréhension des formules. Les références de cellules ou de zones sont colorées, et les cellules ou zones ont leur bordure coloriée de la même couleur. De plus, le passage du point d’insertion sur une parenthèse la pose en gras ainsi que sa correspondante, avant ou après. C’est bien pratique pour s’y retrouver parfois.

Précisions sur les paramétrages validation et mode de saisie

Il existe deux paramétrages système qui rentrent en concurrence dans la déclaration par défaut du mode de validation.

Comme on le voit, la déclaration de la touche [Entrée] aurait deux fonctions différentes dont le lien ne semble pas évident. Il n’existe du reste pas !

Le premier paramètre indique qu’on peut valider une saisie avec [Entrée] et précise où aura lieu la saisie de la cellule suivante.

Le deuxième paramètre s’applique à une cellule active en dehors de sa saisie pour préciser à quoi sert la touche [Entrée] dans cette situation.

Si ni (1) ni (2) ne sont cochées, il ne sera pas possible de valider une saisie avec [Entrée]. Seules [Tab] ou [Maj+ Tab] pourront être utilisées pour ce faire. Et appuyer sur [Entrée] en dehors d’une saisie n’aura aucun effet sur la cellule active.

Si (1) est cochée seule, [Entrée] pourra valider une saisie et la cellule suivante correspondra au déplacement indiqué.

Si (2) est cochée seule, [Entrée] valide la saisie (curieux, mais c’est ainsi que ça se passe). Mais la cellule reste active et la saisie est de nouveau possible en mode édition, c’est-à-dire, dans le langage de LibreOffice Calc, directement dans la cellule. Il n’est pas possible d’en sortir si ce n’est en validant avec [Tab] ou [Maj+ Tab] ou en sélectionnant manuellement une autre cellule.

Si (1) et (2) sont toutes les deux cochées, tout se passe comme si (1) était cochée seule.

Personnellement, j’ai coché le premier paramètre et pas le second, et je valide habituellement mes saisies avec [Tab].

3. Utiliser les listes de choix

Dans les saisies en tableau, il est fréquent que les valeurs à saisir dans une colonne doivent, pour des raisons de cohérence des analyses futures, faire partie exclusivement de valeurs prévues. Par exemple, en trésorerie pour affecter les dépenses à des catégories. Toutes les dépenses doivent avoir une catégorie, et uniquement une des catégories prévues. Autre exemple : dans la gestion des crûs d’une cave, la couleur du vin ou sa zone de production, etc.

Dans les applications sophistiquées, on utilise des codes. À chaque code est associée une signification et une liste de code permet de choisir le bon. Il n’est pas possible d’utiliser un code inexistant.

La liste de choix remplace avantageusement les codes. L’utilisateur fait face à des informations en clair. Et il est entouré des mêmes garanties.

3.1 Définir la liste de choix

Une liste de choix doit être définie. Je pose mes listes de choix dans une feuille spécifique. Chaque liste est un pavé particulier portant en titre l’intitulé de la liste.

Ce pavé a normalement une seule colonne. J’y saisis les valeurs qui apparaîtront dans le tableau de saisie. Je nomme la zone de ces valeurs (sans le titre), par exemple : CAT_liste pour liste des catégories. Le nommage des zones est expliqué ici :1.5 Gérer les zones nommées.

Mais je peux utiliser aussi un tableau de saisie dans lequel la liste de choix est présente. Prenons l’exemple d’une trésorerie domestique qui gère aussi les budgets. Toutes les écritures sont imputées à une catégorie. Et toutes les catégories ont un budget défini. Le tableau de saisie de ces budgets est la liste idéale des catégories ; elle n’a pas besoin d’exister par ailleurs pour être définie comme liste de choix dans le tableau de saisie des écritures.

L’intérêt de mettre les listes de choix dans une feuille distincte se manifeste lors des ajouts. Il suffit d’insérer une ligne dans le tableau pour saisir un nouveau choix : la zone nommée de ce tableau sera automatiquement mise à jour dans ses dimensions.

3.2 Préciser la validité des zones saisies

Ensuite, dans la préparation du tableau de saisie, il faut associer chaque cellule de la zone à saisir, avec la liste de choix. En fait, il est possible de sélectionner le groupe de cellules concernées pour faire l’opération en une fois.

Précisions

Autoriser les cellules vides : le libellé est explicite. en cochant la case, il sera possible de laisser la cellule vide. Mais si la case n’est pas cochée, la saisie devra impérativement comporter un code de la liste.

Afficher la liste de sélection : ce choix, que j’indique nécessaire, peut être supprimé quand la liste de choix est trop importante. Il est plus simple alors de ne pas la voir.

Trier les entrées dans l’ordre croissant : d’abord, la liste peut être triée dans sa zone. Ensuite, certaines personnes, du fait de l’habitude, préfère garder une liste initiale sans changement, et voir les ajouts en fin de liste. À voir…

3.3 Comportement en saisie

Avec ce paramétrage, désormais toutes les cellules associées à une liste se présentent, quand elles sont actives, avec une flèche sur le côté droit.

▼ sur cette flèche affiche la liste si le paramétrage le prévoit. Seule une valeur de cette liste sera acceptée en saisie, éventuellement une saisie vide si spécifiée en paramètres.

3.4 Raffinements

La fenêtre de paramétrage des validités permet de définir une aide à la saisie et un message en cas d’erreur.

3.5 Conclusion

Voilà une fonctionnalité intéressante, facile à mettre en œuvre et particulièrement efficace pour la cohérence des résultats.

Informations complémentaires

Liens

1.5 Gérer les zones nommées

2.3 Manipuler le contenu des cellules