LOC – 18/06/2018 – 2

Plan de la fiche

1. Approche

2. Créer une zone nommée

2.1 à partir d’une zone sélectionnée

2.2 par définition

Pour ajouter une nouvelle zone

Pour modifier une zone nommée

Pour supprimer une zone nommée

3. Utiliser les zones nommées

3.1 Dans les formules

3.2 Pour trouver rapidement une zone

3.3 Pour étendre une zone nommée

Présentation

Les zones nommées ont de multiples avantages. Elles gagnent donc à être connues. Cette fiche est une étude d’ensemble.

1. Approche

Le concept de zone nommée est simple. Il s’agit de remplacer dans les formules, les références de n’importe quelle zone du classeur par un nom.

Mais les zones nommées ne sont pas des plages de base de données avec lesquelles elles peuvent facilement être confondues. Celles-ci sont utilisées dans les fonctions de base de données qui acceptent pourtant des zones nommées en plus des plages de base de données. Le sujet étant source de difficultés, j’ai pris le partie de ne pas parler des plages de base de données.

J’utilise personnellement les zones nommées dans trois situations :

• pour définir un paramètre important ; par exemple, dans une feuille de tableau de bord, TBB!$E$27 est une date de fin de mois retenu dans l’analyse budgétaire. Je l’ai nommée TBB_fin_mois. Dans les formules, elle est plus explicite que TBB!$E$27 !
• pour définir une colonne : par exemple dans MaCave, CouleurType, colonne qui enregistre la couleur ou le type du vin.
• pour définir un tableau en entier que j’utilise ensuite comme une base de données.

2. Créer une zone nommée

Deux approches : à partir d’une zone sélectionnée ou par définition.

2.1 à partir d’une zone sélectionnée

Précisions :

Le nom doit être compatible avec les références dans une formule. Les caractères [, ], *, ?, :, / et \ sont interdits. De même, il n’est pas possible de mettre un nom qui pourrait être confondu avec la référence d’une cellule, comme E1, par exemple.

La plage donne la référence de la zone complète en absolu : le nom de la feuille, “!”, les cellules extrêmes séparées par “:”. Chaque élément (feuille, colonnes et lignes) est précédé de « $ » (notation absolue).

2.2 Par définition

La gestion des zones nommées passe par la fenêtre de gestion qui ressemble à celle qu’on vient de voir.

Deux approches :

La première partie de la fenêtre Gérer les noms affiche un tableau des zones nommées sur 3 colonnes :

• le nom de la zone
• la référence de la zone
• l’étendue.

La première zone est sélectionnée et ses éléments sont présents dans les zones de saisie au-dessous, semblables à celles de la fenêtre précédente Définir un nom.

Le tableau peut être trié sur une colonne en cliquant sur son titre. En répétant la même opération, le tri est fait dans l’autre sens.

Pour ajouter une nouvelle zone :

Pour modifier une zone nommée :

Pour supprimer une zone nommée :

Important :

Je peux enchaîner plusieurs opérations (ajouter, modifier, supprimer) sans avoir à valider chacune avec ◄ OK ►. Les résultats sont visibles dans le tableau. Mais pour que le système prenne ces opérations en compte, il faut terminer par la validation générale : ▼ ◄ OK ►.

3. Utiliser les zones nommées

3.1 Dans les formules

Une zone nommée remplace tout simplement la référence d’une zone (références des cellules extrêmes séparées par « : »). Par exemple dans MaCave, première feuille, cellule K2, la formule indique :

=SOMME.SI(EntreesRef;A2;EntreesN)-SOMME.SI(SortiesRef;A2;SortiesN).

EntreesRef, EntreesN, SortiesRef, SortiesN sont des zones nommées. Notez l’absence de lettres accentuées et l’alternance des lettres majuscules et minuscules. Ce sont des convenances personnelles ; l’absence d’accent permet des interopérabilités que je n’aborde pas ici ; l’alternance de majuscules-minuscules facilitent la compréhension.

3.2 Pour trouver rapidement une zone

Les zones nommées sont listées dans le navigateur sous le titre Noms de plage.

Dans les paramètres de base conseillés, le navigateur est affiché, mais replié à gauche du tableau. ▼ sur la flèche au centre de la lisière gauche du tableau, le déploie. Il faut cliquer sur le signe « + » pour que le contenu du titre apparaisse.

En double-cliquant sur un nom de zone, celle-ci s’affiche, sélectionnée. Au besoin, la feuille qui la porte est affichée.

C’est particulièrement pratique pour atteindre des zones excentrées.

Les zones présentes dans les feuilles cachées ne peuvent pas être atteintes de cette façon. Autrement dit, la recherches des zones à partir du navigateur n’affiche pas les feuilles masquées pour montrer les zones cherchées qui y seraient présentes. Il est préférable, dans le cadre d’une recherche précise, d’afficher toutes les feuilles masquées au préalable.

3.3 Pour étendre une zone nommée

Dans les tableaux préparés, les zones nommées initiales sont nécessairement bornées. À l’usage, il peut être nécessaire d’étendre ces zones nommées.

Précisions

L’opération est très simple.

Il faut savoir qu’en cas d’insertion de lignes ou de colonnes dans une feuille, la plage des zones nommées concernées par cette extension est automatiquement mise à jour. Il en est de même aussi en cas de suppression de lignes ou de colonnes.