LOC – 12/06/2018 – 2

Présentation

Pour conclure cette première partie, voici une approche qui pourra favoriser votre travail d’architecte des tableaux de calcul. Un tableau sert nécessairement à saisir des informations. Il contient bien entendu des calculs. Et il présente le résultat de ces calculs. Un bon architecte de tableaux doit respecter ces trois contraintes.

Dans un tableau simple, ces trois fonctions ne sont pas distinctes. Une cellule va permettre de rentrer une information, la cellule suivante affichera le résultat d’un calcul, et la présentation sera négligée.

Dans un tableau destiné à documenter un rapport, saisies et calculs ne seront pas dissociés. En revanche la présentation sera plus soignée : équilibre des colonnes, couleurs, mises en forme, etc.

Dans des applications, comme l’exemple MaCave que je présente en détails plus loin, ces trois fonctions sont bien différenciées. C’est nécessaire pour organiser les opérations et les traitements. Une feuille de saisie est construite pour favoriser et sécuriser au maximum l’entrée des données : formats distincts pour les rubriques et les données saisies, contrôles de cohérence, messages d’anomalies. Une feuille de présentation ne comporte que des formules récupérant les données saisies ou les résultats des calculs. C’est un tableau construit pour être lisible le plus facilement possible. Enfin, des feuilles de calculs intermédiaires permettent de décortiquer les calculs par étape. Cela facilite la mise au point, la recherche d’anomalies, les contrôles de vraisemblance et les évolutions.

1. Saisie

La fonction Saisie regroupe les opérations permettant d’entrer des données dans le classeur, c’est-à-dire des informations venant de l’extérieur. Par extension, elle rassemble aussi les traitements associés à la saisie (gestion des listes de libellés obligatoires, contrôle de cohérence) et plus généralement, la conception et la mise au point de feuilles ou zones spécifiques à l’action de saisir des données.

Une feuille de saisie est organisée de telle sorte que l’enchaînement des données à saisir correspond à la logique de présentation de ces informations. Une information se présente rarement isolée pour être saisie. Elle fait partie d’un ensemble, d’une suite d’informations.

La feuille de saisie présente cette suite en respectant les intitulés de données pour que l’opérateur de saisie soit guidé au mieux. Je préconise une information à saisir par ligne. La première colonne donne l’intitulé, la deuxième est la zone de saisie, la troisième apporte des précisions : valeurs interdites, domaine de définition, etc. Éventuellement, la 4e donne un résultat de cohérence ou un message d’anomalie.

Il ne faut pas craindre de visualiser les documents d’origine avec des pavés distincts portant en titre sur 3 ou 4 colonnes, le titre du support d’origine. Je préconise de réserver une couleur de fond spécifique pour les cellules à saisir. Quand la matrice est au point, il peut être judicieux de protéger les cellules non accessibles en saisie : le saut d’une cellule à l’autre avec [Tab] n’accèdera qu’aux cellules à saisir. Gain de temps et de sécurité.

Quand dans un tableau, des paramètres, appelés encore chiffres clés ou données initiales, sont saisis, il est impératif qu’ils soient regroupés au mieux dans une zone spécifique ou pavé.Si l’ensemble est conséquent, il est préférable d’affecter une feuille à ces saisies.

Si le tableau est une liste de ligne, il sera utile de prévoir un tramage des lignes sur deux couleurs pour faciliter le repérage à la relecture. Dans ce cas, le coloriage de la ligne d’en-tête sera étudié. J’ai l’habitude de proposer cette ligne en négatif : fond sombre et caractères clairs. Les colonnes à saisir seront d’une couleur, celles calculées d’une autre couleur. L’intérêt est de favoriser la compréhension intuitive du cadre pour celui qui saisit.

2. Les calculs

Il ne faut pas craindre de construire des feuilles pour les calculs intermédiaires. Ces feuilles n’ont pas besoin d’une mise en forme particulière. Les formules complexes peuvent s’y développer sans gêner le travail de saisie ou la clarté de la présentation des résultats. Il y est plus facile de chercher les anomalies.

Néanmoins, je soigne la présentation des en-têtes de colonnes et des lignes de totalisation en leur affectant le même format. Par ailleurs, je compose l’intitulé des en-têtes pour faire apparaître clairement les hypothèses retenues dans les calculs affichés.

3. Les présentations

À proprement parler, les feuilles de présentation ne contiennent aucune zone saisie, ni aucun calcul. En revanche, la quasi totalité des cellules sont des formules qui appellent le contenu de cellules ailleurs dans le classeur, notamment les calculs. J’apprécie aussi, dans les listes quelles qu’elles soient, de partir d’une unique liste de références et par le jeu des zones nommées, d’utiliser ensuite les formules pour l’afficher dans d’autres feuilles (Exemple : Crûs dans MaCave).

Un équilibre est à trouver entre l’affichage et l’impression. L’aperçu permet de formater facilement la page imprimé. Encore faut-il que la feuille à imprimer puisse l’être sans trop de contraintes. En fait, avant d’entrer dans les détails de présentation de la page affichée, il faut dans un aller et retour fréquent, voir le résultat dans l’aperçu pour l’impression. Il faut penser l’impression au moment de dessiner une feuille de présentation.

La charte des couleurs est importante. Elle se traduit essentiellement par la couleur de fond des cellules, mais aussi par celle des bordures. La police de caractères a son importance. Personnellement, je mets par écrit ces caractéristiques pour en garder la trace et les reproduire facilement.

Le cadre de la page peut être allégé pour les feuilles de présentation : plein écran, absence des bordées de références colonnes ou lignes. Par ailleurs, les feuilles de présentation doivent être protégées par précaution. Il sera impératif de fixer des lignes d’en-tête et éventuellement des colonnes têtes de lignes.

Tous ces détails montrent l’intérêt de dissocier saisie, calculs et présentations. Pour une meilleure efficacité dans chaque domaine, et une plus grande sécurité.