LOC – 29/06/2018 – 2
Plan de la fiche
3. Paramétrer un formatage conditionnel
3.2 Sur la valeur de la cellule
3.3 Sur le résultat d’une expression
3.4 Sur une date ou une période
3.5 Choix du style à appliquer
4.1 Copie de formatage conditionnel
4.2 Impossible de déplacer les zones formatées conditionnellement dans une feuille
Présentation
Le formatage conditionnel est une fonctionnalité très intéressante. Le format d’une cellule, et plus généralement d’une zone de cellules, peut être déterminé par le contenu d’une cellule, Sa position dans la zone (ligne, colonne, …), etc. Exemples : un résultat négatif pourra être affiché sur fond rouge, les lignes paires pourront être affichées sur un fond bleu pastel créant un effet de tramage facilitant la lecture des larges tableaux.
Le formatage conditionnel consiste à paramétrer un style particulier quand une ou plusieurs conditions sont remplies. Il y a donc un préalable : définir les styles qui seront utilisés dans ce formatage conditionnel.
1. Analyser le problème
Sur une feuille ou un classeur, plusieurs formatages conditionnels sont possibles. Un formatage conditionnel est défini par la zone où il s’applique et les conditions selon lesquelles un autre format remplace le format de base de la zone.
Le problème consiste donc à définir quelle zone je veux formater spécifiquement, quel format appliquer, et à quelles conditions.
La zone peut être une cellule unique, une rangée (ligne ou colonne) ou une zone quelconque (pavé d’informations : hypothèses, paramètres, informations générales).
Le format doit exister dans la liste des formats de type Cellule. Généralement, il est créé à partir du format de base, dans lequel je vais modifier une propriété ou plus.
Le jeu des conditions est plus subtil. Le paramétrage connaît quatre types de conditions:
- la valeur de la cellule : les valeurs de tous les types sont possibles, et la condition est exprimée avec un opérateur de comparaison et une valeur.
- Dans un ensemble de cellules (relevés de températures par exemple), une plage de plusieurs couleurs est appliquée en fonction de seuils, ou un thermomètre visualise le rapport de la valeur de chaque cellule à celle de la plus grande valeur, ou un jeu d’icônes est appliqué. La valeur de chaque cellule est comparée à ces seuils pour déterminer sa couleur de fond.
- le résultat logique d’une formule : cette formule est a priori indépendante de la cellule ou la zone dans laquelle le formatage est paramétré. Si la formule donne VRAI, le format indiqué sera appliqué.
- la date de la cellule : c’est une particularité de la première condition (valeur de la cellule). La comparaison se fait par dates ou périodes de référence (mois en cours, mois précédent, année en cours, etc.).
2. Préalables importants
- Pour que le formatage conditionnel fonctionne, il est impératif que le calcul automatique soit effectif. (Dans Menu : ▼ Données, Calcul, Calculer maintenant).
- Le formatage est défini pour l’ensemble d’une feuille. Il peut comprendre plusieurs définitions, avec pour chacune une ou plusieurs conditions. Et dans cet ensemble de définitions, l’ordre des zones à formater conditionnellement n’est pas neutre. En effet, le système analyse la première définition. Si ses conditions sont remplies, il affecte ce format et ignore les définitions suivantes.
- Les styles utilisés dans les définitions de zones à formater conditionnellement doivent exister de préférence avant de rentrer en paramétrage du formatage conditionnel.
3. Paramétrer un formatage conditionnel
Dans Menu : ▼ Format, Formatage conditionnel, Gérer… <[Gérer le formatage conditionnel]
…
Il est préférable de passer par cette fenêtre générale car elle donne une vue d’ensemble des formats conditionnels en place. Il s’agit en fait d’une fenêtre d’entrée dans le formatage.
Le tableau indique une ligne par paramétrage indiquant la zone paramétrée et la première condition appliquée.
…
▼ sur une ligne : la sélectionne pour agir ensuite avec les boutons du bas;
▼▼ sur une ligne pour entrer en édition de cette ligne : <[Formatage conditionnel pour (référence de la zone)]; …
(Sous les tableaux) :
◄ Ajouter ► pour créer une nouvelle définition; <[Formatage conditionnel pour (référence de la zone)]; …
◄ Éditer ► pour modifier le paramétrage de la zone choisie; <[Formatage conditionnel pour (référence de la zone)]; …
◄ Supprimer ► pour éliminer la zone sélectionnée du paramétrage conditionnel; (la ligne est supprimée directement).
(En pied de fenêtre) :
◄ OK ► : tous les paramètres saisis le sont en mémoire. Pour que le système les prenne en compte, il faut valider la saisie avec ce bouton.
◄ Annuler ► : la saisie faite est annulée ; les paramètres existants à l’entrée dans cette fenêtre restent inchangés.
…
La deuxième fenêtre [Formatage conditionnel pour (référence de la zone)] permet de rentrer dans le détail du formatage conditionnel. Elle comprend deux pavés : Conditions et Plage des cellules.
…
‡ Conditions ‡
…
La première condition est déployée en détail. Les conditions suivantes sont résumées en une ligne par condition. Il suffit de cliquer sur la ligne pour que la condition se déploie, disponible pour être modifiée ou créée.
Les boutons, en pied de pavé, permettent d’ajouter une nouvelle condition, de supprimer la condition déployée, et de déplacer vers le haut ou vers le bas, la condition déployée.
Le déploiement d’une condition se présente différemment suivant le type de condition. Ce type est précisé par le choix du premier combo : Toutes les cellules, La valeur de la cellule est, La formule est, La date est. Passage en revue de ces différents choix ci-dessous.
…
‡ Plage de cellules ‡
♪ Plage de cellules : la ou les plages de cellules sont indiquées avec leur référence classique (cellules extrêmes diagonales, du haut à gauche au bas à droite, séparées par « : »). Plusieurs plages peuvent être définies : on les sépare avec « ; ». Quand la syntaxe de la définition globale n’est pas correcte, la zone apparaît sur fond rouge. Il est inutile d’utiliser les références absolues;
▼ ◄ OK ► permet de valider la modification ou la création du paramétrage de la zone ; la fenêtre se ferme pour revenir à la première fenêtre. Il faut valider cette nouvelle fenêtre avec ▼ ◄ OK ► pour que la saisie précédente soit prise en compte par le système.
▼ ◄ Annuler ► permet de sortir de cette fenêtre pour revenir à la première sans conserver la saisie faite.
3.1 Toutes les cellules
Ce jeu de conditions s’applique normalement à une série de cellules de type Nombre. Le formatage ajoute à chaque cellule (devant le nombre ou sur son fond), une couleur, un thermomètre, une icône qui visualise la proportion de chaque cellule par rapport à l’écart entre la valeur minimum et la valeur maximal de la série, ou par rapport à des plages de valeurs. Le choix se fait dans un deuxième combo qui propose : Échelle de couleurs à 2 entrées, à 3 entrées, barre de données (Thermomètre) et jeu d’icônes. Les icônes sont choisies dans un troisième combo. Les différents paramètres, dont les couleurs sont à préciser à la suite ou dans une fenêtre plus détaillée.
3.2 Sur la valeur de la cellule
Les différents modes permettant de comparer la valeur de la cellule sont à choisir en combo. Les dates sont gérées avec une entrée spécifique ; voir plus bas. Les modes proposés en combo intéressent les nombres et les textes.
La valeur de comparaison est à saisir ensuite. Ce peut être une constante : les nombres sont mis tels quels, les textes entre guillemets doubles. Ce peut être une variable : nom de zone, référence de cellule. Il n’est pas possible de saisir une référence comportant un nom de feuille : cela signifie que la valeur de comparaison doit nécessairement se situer sur la même feuille que le formatage conditionnel. La référence de la cellule doit être en adressage absolu.
Si la comparaison donne un résultat VRAI, le style indiqué à la suite est appliqué.
3.3 Sur le résultat d’une expression
La condition est ici calculée à partir de l’expression saisie en deuxième zone.Cette expression est rédigée comme une formule sans le « = » en première position. Les fonctions sont possibles.
Si le résultat est vrai, le style indiqué est appliqué.
3.4 Sur une date ou une période
Le deuxième combo permet de choisir le comparateur (Aujourd’hui, Hier, Dans les 7 derniers jours, Cette semaine, la semaine suivante, etc.). C’est très pratique pour des dossiers de suivi.
Si la comparaison est vraie, le style indiqué est appliqué.
3.5 Choix du style à appliquer
Sauf pour le premier type de comparaison (toutes les cellules), il est nécessaire de choisir un style à appliquer si la condition est VRAI.
Un combo propose tous les styles, plus le choix Nouveau style… Il est donc possible de créer un nouveau style, mais ce style sera nécessairement créé à partir du style appliqué à la cellule active. C’est pour cette raison qu’il est préférable de créer les styles à utiliser dans le formatage conditionnel avant d’entrer dans son paramétrage : pour choisir le style à partir duquel créer les nouveaux styles.
Le style choisi est visualisé à la suite du combo pour donner un aperçu.
4. Précisions
4.1 Copie de formatage conditionnel
L’aide parle par endroits de copie de formatage conditionnel. C’est une erreur. Un formatage conditionnel n’a pas à proprement parler à être copié. Pour qu’il s’applique, il suffit de préciser sa zone.
En revanche, il peut être pratique de récupérer sur une feuille le formatage conditionnel d’une autre feuille. Dans ce cas, la copie suivie d’un collage spécial (format) est la solution. Le collage pourra ne concerner qu’une cellule. Il suffira ensuite de modifier la zone.
4.2 Impossible de déplacer les zones formatées d’une feuille
Le formatage conditionnel se définit à deux niveaux : la zone et les conditions appliquées à cette zone. Au niveau des conditions, il est possible de déplacer les conditions. Je rappelle que la première condition VRAI rencontrée s’applique et les suivantes sont ignorées. Au niveau de la définition des zones (première fenêtre du paramétrage), il n’est malheureusement pas possible de déplacer les définitions. Il est donc important de bien réfléchir avant de poser les zones à paramétrer pour commencer par celle qui aura priorité sur les autres.
4.3 Suppression de formatage conditionnel
Une suppression de formatage conditionnel se fait sur la première fenêtre.
Il existe aussi une autre manière de supprimer le formatage conditionnel : la suppression de format. C’est expliqué ici, avec toutes les conséquences qu’il vaut mieux connaître : 2.3 Manipuler le contenu des cellules, §5.2 Suppression de cellules active ou sélectionnées, Suppression de format.